こんにちは、4月入社の新入社員の方も秋には配属先での研修も終わり
現場で戦力として扱われている頃かもしれません。
各職場・職種で求められる特性はそれぞれ異なります。
内装業でシート貼りの職人さんは営業する力を求められませんが現場に行く足であるMT車の運転はできないといけないとか、まちまちだと思います。
業種に限らず、日報、週報、出張報告、現場報告、会議資料、議事録など
事務処理を求められる場面は必ずあります。ない職場もありますが極めてまれです。
特にそういう、下仕事、コピーをとったり、会議前の資料をコピーのような雑用はスキルの低い新人に任されます。
会議の日程は1ヶ月後、まだ先だし3日前に出せばいいか。
出張報告書は出張後、2週間以内の提出だしまだ期限があるから後回しにしようと思いがち。
そういう提出物を最速でやるべきです。
そうすれば周りの評価も上がるし、だんだん楽しくなります。
その理由を紹介していきますので最後までご覧いただき、より仕事が楽しくなってくださればと思います。
「 やろうと思ってました」は絶対に避けるべき
決まった期限に任された仕事・提出物が遅れるのは最悪です。
内容がどんなに良かろうとも間に合わなければ、結果として×とされがちです。
その人しかできない極めて高度な仕事で、その人でなければ文章にまとめられないなど特殊な状況でない限りは認められないとみておいたほうがいいです。
ウチの職場での話ですが、午前中、新入社員に材料の受発注をお願いしました。
その注文は過去に発注実績があり、発注先・商品名・数量も全てわかっているルーチンワークというやつです。
ただ、発注元のメーカーへの取り寄せ品なので在庫があるかわかりません。
先にメーカーに手配をかけて在庫や納期を確認しておかないと発注するタイミングが遅れると他のお客さんに欲しい材料を取られてしまう可能性だってあります。
その日、新入社員が帰った後に手配がどうなっているか確認したところ手配しておらず、半日以上放置していたことがわかりました。
結局、自分でその注文書を処理して、翌日お客さんに納期回答しました。
メーカーからの納期回答がFAXで来たのを新入社員が見つけ
「次の日にやろうと思っていました。」ということでした。
忙しすぎて、その仕事が引き受けられそうにないなら先に言うほうがいいですし、
何より、頼んだ仕事を後回しにしていたら次に仕事を頼んでもやらないんじゃないか？と思ってしまいますよね。
いついつまでにこれを実行して、この時間までにメーカーから納期回答がなければ確認して・・・という一連の流れを説明していますし、把握しているはず。
合間合間に仕事が入って、後回しにしがちな仕事、あったりしませんか？
後回しにしていいとみんな思っているから先にやる
出張報告書や会議資料で使う数字集めなど、期限がだいぶ先にある雑用ほど先にすませる。
これに尽きると思います。
結局、やらなければならないんだったら、すぐやる。
言葉で言うと簡単ですが、僕がこれを意識して実行できるようになるまで1年半くらいかかりました。
↑で述べたような数限りある資源を早く確保するようなことは、会社員になってから即実行していました。
もともと、心配性の性格でもあったのも幸いしてか、こまめな確認が癖になっていましたね。
一方で遠い期日で、実際の利益と直接繋がらないであろう雑用を放置しがちでした。
当時の僕と同じように、めんどくさくて、直接効き目のないことって後回しにしがちだからこそ先にやってしまって、日々積み重なっていくやることを1つなくして、ストレスが軽減すべきです。
簡単な仕事ができないのに大きな仕事はこない
依頼した仕事が実行されないといった信頼を欠く行為を意図的でないにしても
1度やってしまうと信頼はゼロになります。
人によっては裏切られたというような、マイナスにまで突き抜けてしまうことだってあります。
たかだか、簡単な手配や書類作りで、コイツは仕事ができないと思われるのもっていなくないですか？
小さい約束を守れない人間に大きな約束をしようと思いますか？
仕事も同じですから、簡単なことが実行されないとすると難易度の高い仕事を任せようと思いませんよね。
小さい信頼されると仕事量が増えて結果、仕事ができるようになる
なぜ、かなり先に期日がある会議資料を早めに作ったほうがいいのか。
それはタスクが1つなくなり、ストレスが減るだけではありません。
周りの人に、コイツはすぐ仕事をする処理能力が高いヤツと思われるからです。
そうすると、上長や場合によっては担当役員に提出する書類を各営業担当から取りまとめて、地味ですが資料作りを任されるようになります。
そうすると、資料の回収をするのに営業と直接話す機会もできるし、他の人から仕事を任される信頼できるヤツという印象を与えることができます。
めんどくさいけど、適当にはできないお客さんへのプレゼン資料作りのようなことも営業から依頼されるようになるとしめたものです。
もちろん、最初からお客さんが買いたくなるような資料作りなんてできないので手取り足取り教えてもらうことになりますが、そういうインプットとアウトプットを積み重ねる機会を得ていくうちに仕事ができるようになっていくのです。
最後に
一度、仕事ができないヤツ認定されると挽回するのは簡単ではありません。
周りの評価がフラットな状態から仕事ができると認識されるよりも、はるかに難しいです。
だからこそ、依頼された仕事、雑用は取り急ぎ行いましょう。
そういう積み重ねでしか信頼は得られません。
仕事が自分の範疇でスムーズにこなせるようになるとお客さんからも信頼されるし、
自分の裁量で決められることも増えてきます。
そうなると少しずつ仕事が楽しいと思える場面も出てくると思います。
もちろん、楽しいと思えるまで仕事ができるようになるのは遠い道のりですが
せっかくその会社で働いているんなら、いやいやではなく楽しくやらないと損だと思います。
独立してフリーでやるのもいいですが、会社員だって楽しい！と胸を張って言えるようになりますように。
最後までご覧いただきまして、ありがとうございました。
